Flows ERP
Zhongyuan Holdings รับงานโครงสร้างพื้นฐานด้านโทรคมนาคม โครงการกินเวลาหลายปี และแต่ละโครงการมีทั้งสัญญา ใบแจ้งหนี้ และการจ่ายเงินผู้รับเหมาช่วงจำนวนมาก เมื่อธุรกิจโตขึ้น แฟ้มกระดาษและสเปรดชีตก็ตามไม่ไหว กลุ่มบริษัทจึงย้ายงานสัญญาและงานเงินมาไว้ใน Flows ERP
เกี่ยวกับ Zhongyuan Holdings
Hainan Zhongyuan Holdings Group Co., Ltd ลงทุนด้วยเงินทุนของตนเอง และให้บริการด้านบริหารสินทรัพย์ ที่ปรึกษาธุรกิจ วางแผนการตลาด บริหารอสังหาริมทรัพย์ ประเมินมูลค่าสินทรัพย์ และที่ปรึกษาการจัดการ ควบคู่ไปกับงานโครงสร้างพื้นฐานโทรคมนาคม
ใช้ Flows ERP ตรงไหนบ้าง
สัญญา
ปัญหาเดิม สัญญามีจำนวนมาก อายุยาว และเก็บอยู่ในแฟ้มที่หายง่าย การติดตามสัญญาหนึ่งฉบับตั้งแต่เซ็นจนจ่ายงวดสุดท้ายต้องไล่ถามหลายคน และบ่อยครั้งไม่มีใครถือฉบับล่าสุด
หลังใช้ Flows ERP สัญญาเป็นบันทึกหลัก โดยมีความคืบหน้าการเก็บเงิน ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงิน ผูกอยู่กับสัญญา ทุกคนที่มีสิทธิ์จึงดูได้เองว่าสัญญาไปถึงไหน
ลูกหนี้
ปัญหาเดิม งานส่วนหนึ่งคือการให้เช่าท่อร้อยสายโทรคมนาคม เงื่อนไขและระยะเวลาเช่าของแต่ละสัญญาไม่เหมือนกัน การจำว่างวดไหนครบกำหนดเมื่อไหร่แทบเป็นไปไม่ได้ ยอดค้างชำระจึงสะสม และกระแสเงินสดคาดเดาไม่ได้
หลังใช้ Flows ERP แผนรับเงินของแต่ละสัญญากรอกตามที่ตกลงไว้ ระบบสร้างยอดและวันครบกำหนดให้ มีแจ้งเตือนก่อนถึงกำหนด และยอดค้างจะปรากฏตั้งแต่วันแรกที่เลยกำหนด ทีมงานจึงตามได้ทัน
การจ่ายเงินผู้รับเหมาช่วง
ปัญหาเดิม งานแบ่งให้ผู้รับเหมาช่วงหลายราย จึงมีทั้งสัญญาและการจ่ายเงินจำนวนมาก โดยเอกสารเดินด้วยมือ เคยเกิดทั้งจ่ายซ้ำและจ่ายผิดจำนวน และข้อพิพาทเรื่องยอดต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์กว่าจะจบ
หลังใช้ Flows ERP ผู้รับเหมาช่วงแต่ละรายมีสัญญาและแผนจ่ายเงินของตัวเอง และทุกการจ่ายตัดกับแผนนั้น ศูนย์ตัดชำระแสดงว่ายอดไหนจ่ายไปแล้ว สิทธิ์การใช้งานกำหนดว่าใครจ่ายได้ และทุกการแก้ไขมีบันทึกไว้
ดูผลของแต่ละสาขา
ปัญหาเดิม ผู้บริหารต้องการตัวเลขของแต่ละสาขาเป็นประจำ แต่พนักงานรวบรวมด้วยมือ ซึ่งช้า ออกมาไม่ทัน และผิดพลาดง่าย
หลังใช้ Flows ERP สัญญาระบุสาขาและรหัสโครงการไว้ในฟิลด์ที่กำหนดเอง ศูนย์ข้อมูลจึงแสดงเงินเข้าออก ยอดลูกหนี้และอายุหนี้ รวมถึงกำไรของแต่ละสาขาได้
ลูกค้าเล่าให้ฟัง
ถาม: ส่วนไหนช่วยได้มากที่สุด?
ตอบ: การจัดการสัญญากับลูกหนี้ เราทำงานโครงสร้างพื้นฐานโทรคมนาคม โครงการยาวและสัญญากับการชำระเงินก็สะสมเยอะ เมื่อก่อนทั้งหมดอยู่ในแฟ้มกระดาษและสเปรดชีตที่กระจัดกระจาย หายาก และติดตามยากกว่า ตอนนี้ทั้งเส้นทาง ตั้งแต่เซ็นสัญญา ส่งมอบงาน จนเก็บเงิน อยู่ที่เดียวกัน ผมดูสถานะลูกหนี้เองได้ และเข้าไปจัดการรายที่ดูเสี่ยงได้ทันที
ถาม: เรื่องการเก็บเงินเปลี่ยนไปอย่างไร?
ตอบ: เมื่อก่อนเราตามเงินด้วยความรู้สึก หรือรอให้ลูกค้าจ่ายเอง บางรายเลยกำหนดไปแล้วเรายังไม่รู้ตัว ตอนนี้ฝ่ายการเงินเห็นว่างวดไหนใกล้ครบกำหนดและงวดไหนเลยมาแล้ว การติดตามจึงเกิดขึ้นตรงเวลา และลูกหนี้ของเราหมุนเร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
ถาม: บริษัทขนาดเล็กให้ความสำคัญกับความใช้งานได้จริง Flows เป็นอย่างไรในข้อนี้?
ตอบ: มันเข้ากับวิธีทำงานจริงของเรา และไม่มีฟังก์ชันที่เราไม่ได้ใช้ หน้าจอเข้าใจง่าย ค่าอบรมแทบไม่มี ข้อมูลสัญญา ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และรายงาน เชื่อมกัน กรอกครั้งเดียวใช้ได้หลายที่ งานซ้ำซ้อนและความผิดพลาดจึงลดลง ราคาก็เหมาะกับบริษัทขนาดเรา และเวลาติดปัญหา ทีมซัพพอร์ตตอบเร็ว
“Flows ERP ทำให้เรามีระบบจัดการลูกหนี้ที่เป็นระบบจริง ๆ เรารู้ว่าเงินจะเข้าเท่าไหร่เมื่อไหร่ และเงินกลับเข้าบริษัทเร็วกว่าเดิมมาก”
คำถามที่พบบ่อย
แผนการชำระเงินใน Flows ทำตามงวดงานของโครงการได้ไหม?
แผนการชำระเงินกรอกตามที่เขียนไว้ในสัญญา จะเป็นตามวันที่หรือตามงวดงานก็ได้ แล้ว Flows จะสร้างยอดและวันครบกำหนดให้ พร้อมแจ้งเตือนก่อนถึงกำหนดทุกงวด
สัญญาระยะยาวหลายปีใช้กับ Flows ได้ไหม?
สัญญาระยะยาวอยู่ในระบบพร้อมประวัติการชำระทั้งหมด ทุกคนที่มีสิทธิ์จึงดูย้อนหลังได้ว่าเก็บเงินไปแล้วเท่าไหร่ เหลือค้างเท่าไหร่ และเคยคุยอะไรกันไว้ แม้จะผ่านไปหลายปี
