Flows ERP
XCMG Leasing (Thailand) ให้บริการสินเชื่อและลีสซิ่งเครื่องจักรก่อสร้างทั่วประเทศไทย ก่อนใช้ Flows ERP สัญญาที่ยังมีผลกว่า 1,500 ฉบับอยู่ในไฟล์ Excel ที่หลายทีมซิงก์กันเอง ทั้งแผนผ่อนชำระ ยอดค้างชำระ และการคิดดอกเบี้ยผิดนัด
เกี่ยวกับ XCMG Leasing (Thailand)
XCMG Leasing (Thailand) Co., Ltd ให้บริการเช่าซื้อและลีสซิ่งเครื่องจักรก่อสร้าง สัญญาแต่ละฉบับมีอายุหลายปี มีงวดผ่อนตามวันที่กำหนด มีดอกเบี้ยผิดนัดเมื่อชำระช้า และมีเช็คที่ขึ้นเงินตามรอบของตัวเอง
ใช้ Flows ERP ตรงไหนบ้าง
สัญญา
ปัญหาเดิม สัญญากว่า 1,500 ฉบับอยู่ในสเปรดชีตที่หลายคนแก้ไข เวอร์ชันจึงไม่ตรงกัน แผนผ่อนชำระบางฉบับถูกพิมพ์ซ้ำ และแค่จะตอบคำถามง่าย ๆ เกี่ยวกับสัญญาหนึ่งฉบับ ก็ต้องเปิดหลายไฟล์
หลังใช้ Flows ERP สัญญาทุกฉบับอยู่ในทะเบียนเดียว พร้อมแผนผ่อนชำระ เอกสาร และประวัติทั้งหมด ทีมงานเห็นสถานะ ยอดคงเหลือ และสิ่งที่ต้องทำต่อ ได้จากหน้าจอเดียว
งวดผ่อนและดอกเบี้ยผิดนัด
ปัญหาเดิม สัญญาแต่ละฉบับมีเงื่อนไขของตัวเอง และการชำระช้าทำให้เกิดดอกเบี้ยผิดนัดตามเงื่อนไขนั้น การคำนวณด้วยมือกับสัญญา 1,500 ฉบับ ทำให้คิดดอกเบี้ยผิดนัดให้ถูกต้องได้ยาก
หลังใช้ Flows ERP งวดผ่อนมาจากแผนการชำระของสัญญา และดอกเบี้ยผิดนัดเดินทุกวันตามเงื่อนไขของสัญญานั้น เมื่อเจรจาแล้วตกลงยกเว้นดอกเบี้ย ระบบก็บันทึกไว้พร้อมชื่อผู้อนุมัติ
เช็คและการตัดชำระ
ปัญหาเดิม ลูกค้าชำระด้วยเช็ค ผลการขึ้นเงินมาเป็นไฟล์จากธนาคารที่ต้องมีคนพิมพ์ซ้ำเข้าระบบ การจับคู่กับสัญญาใช้เวลาหลายวันในทุกเดือน
หลังใช้ Flows ERP เช็คถูกติดตามตั้งแต่รับเข้าจนขึ้นเงิน และผลการขึ้นเงินรายเดือนนำเข้าอัตโนมัติด้วยเครื่องมือ AI OCR ของ Yangshu ซึ่งช่วยประหยัดเวลาพนักงานหนึ่งคนราวสามวันต่อเดือน จากนั้นจึงตัดชำระกับสัญญา ทีละรายการหรือเป็นชุด
การทวงถาม
ปัญหาเดิม การโทร หนังสือทวงถาม และขั้นตอนทางกฎหมาย กระจายอยู่ในอีเมลและโน้ตในโทรศัพท์ เมื่อเรื่องถึงมือทนาย ก็ต้องมีคนไปรื้อประวัติขึ้นมาใหม่จากความจำ
หลังใช้ Flows ERP ทุกการโทร การลงพื้นที่ การแจ้งเตือน หนังสือทวงถาม และขั้นตอนในชั้นศาล ถูกบันทึกบนไทม์ไลน์ของสัญญา พร้อมวันที่ ผลลัพธ์ และไฟล์ ประวัติของเรื่องจึงพร้อมใช้ทันทีที่ต้องการ
ลูกค้าเล่าให้ฟัง
ถาม: สิ่งที่เปลี่ยนมากที่สุดสำหรับทีมการเงินคืออะไร?
ตอบ: การปิดบัญชีปลายเดือน จากเต็มสัปดาห์เหลือสองวัน ใบแจ้งหนี้และยอดดอกเบี้ยมาจากระบบ ไม่ได้มาจากสเปรดชีตที่ใครคนหนึ่งดูแลด้วยมือ การเรียกเก็บเงินผิดจึงหมดไป
ถาม: ทำไมถึงเลือก Flows ERP แทน ERP ทั่วไป?
ตอบ: เพราะมันเข้ากับธุรกิจที่ทำงานบนสัญญาอยู่แล้ว ทั้งแผนผ่อนชำระ ดอกเบี้ยผิดนัด บันทึกการทวงถาม และแฟ้มคดี มีมาให้ตั้งแต่แรก เราจึงไม่ต้องดัดระบบทั่วไปให้เข้ากับงานของเรา
ถาม: การย้ายระบบเป็นอย่างไร?
ตอบ: รวมแล้วประมาณ 8 สัปดาห์ สัญญาย้ายเข้ามาด้วยเทมเพลต Excel และเราตรวจตัวเลขที่นำเข้าเทียบกับไฟล์เดิมก่อนเปลี่ยนมาใช้จริง ช่วงเดือนแรกทีม Yangshu ก็คอยช่วยอยู่ตลอด
“เราดูแลสัญญากว่า 1,500 ฉบับบนไฟล์ Excel ที่คนต้องซิงก์กันเอง ปิดบัญชีปลายเดือนใช้เวลาเต็มสัปดาห์ พอใช้ Flows ERP เหลือสองวัน และการเรียกเก็บเงินผิดก็หมดไป”
คำถามที่พบบ่อย
XCMG Leasing ใช้เวลาขึ้นระบบนานเท่าไหร่?
ประมาณ 8 สัปดาห์ ตามขั้นตอนการขึ้นระบบ 5 ขั้น คือ ทำความเข้าใจกระบวนการทำงาน ตั้งค่าฟิลด์และเทมเพลต นำเข้าสัญญา ตรวจตัวเลขเทียบกับไฟล์เดิม แล้วอบรมและเริ่มใช้งานจริง
ย้ายสัญญากว่า 1,500 ฉบับจาก Excel เข้า Flows ERP อย่างไร?
ใช้เทมเพลตนำเข้า Excel โดยจับคู่ไฟล์เดิมเข้ากับเทมเพลต อัปโหลด แล้วระบบรายงานข้อผิดพลาดรายแถวให้ จากนั้นตรวจเทียบกับไฟล์ต้นฉบับ ก่อนจะเลิกใช้ไฟล์เดิม
