XCMG Leasing (Thailand) ให้บริการสินเชื่อและลีสซิ่งเครื่องจักรก่อสร้างทั่วประเทศไทย ก่อนใช้ Flows ERP สัญญาที่ดำเนินอยู่กว่า 1,500 ฉบับอยู่ในไฟล์ Excel ที่แต่ละทีมต้องซิงค์ด้วยมือ — ทั้งแผนการชำระ ยอดค้าง และการคำนวณดอกเบี้ยปรับครับ
ความท้าทาย
แต่ละสัญญามีแผนการชำระหลายปี และยอดล่าช้าคิดดอกเบี้ยปรับตามเงื่อนไขของแต่ละสัญญา การดูแลให้ถูกต้องบนสเปรดชีตทำให้การปิดบัญชีปลายเดือนใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์เต็ม เกิดข้อผิดพลาดการเรียกเก็บซ้ำ ๆ และงานทวงถามกระจัดกระจายอยู่ในอีเมลและโน้ตส่วนตัวครับ
สิ่งที่ Flows ERP เปลี่ยน
ทะเบียนสัญญาเดียว ทุกสัญญา แผนการชำระ และเอกสารทั้งหมดย้ายเข้า Flows ทีมเห็นสถานะ ยอดคงเหลือ และประวัติบนหน้าจอเดียวครับ
ดอกเบี้ยปรับอัตโนมัติ ยอดล่าช้าคิดดอกเบี้ยปรับรายวันตามกติกาของแต่ละสัญญา ดูยอดปัจจุบันและย้อนหลังได้ การลดหนี้หลังเจรจามีบันทึกตรวจสอบครบครับ
ศูนย์ตัดชำระสำหรับทุกรายการ จ่ายบางส่วน ตัดชำระเป็นชุด และตัดผ่าน Excel เข้ามาแทนการกระทบยอดด้วยมือ ทุกการทำรายการอยู่ในบันทึกการใช้งานเพื่อการตรวจสอบครับ
การทวงถามพร้อมหลักฐานครบ การโทร หนังสือทวงถาม และคดีความ ถูกบันทึกบนสัญญานั้น ๆ — หลักฐานพร้อมในวันที่ต้องใช้ครับ
ถาม: ฝ่ายการเงินเปลี่ยนไปมากที่สุดตรงไหน?
ตอบ: การปิดบัญชีปลายเดือนจากหนึ่งสัปดาห์เต็มเหลือสองวัน ใบแจ้งหนี้และดอกเบี้ยปรับมาจากระบบ ไม่ใช่สเปรดชีตที่ต้องดูแลด้วยมือ ข้อผิดพลาดการเรียกเก็บหายไปเลยครับ
ถาม: ทำไมเลือก Flows แทน ERP ทั่วไป?
ตอบ: ระบบเข้ากับธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยสัญญาตั้งแต่วันแรก ดอกเบี้ยปรับ บันทึกการทวงถาม และแฟ้มคดีความมีมาในตัว เราไม่ต้องดัดแปลงระบบทั่วไปให้เข้ากับงานครับ
“เราบริหารสัญญากว่า 1,500 ฉบับบน Excel ที่ซิงค์ด้วยมือ การปิดบัญชีปลายเดือนเคยใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์เต็ม ด้วย Flows เหลือสองวัน และข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินหายไปครับ”
คำถามที่พบบ่อย
การติดตั้งระบบให้ XCMG Leasing ใช้เวลานานแค่ไหน?
ประมาณสิบสัปดาห์ครบทุกขั้น — ทำความเข้าใจเวิร์กโฟลว์ ย้ายสัญญากว่า 1,500 ฉบับจาก Excel พร้อมตรวจสอบความถูกต้อง ใช้งานคู่ขนานหนึ่งเดือน แล้วเริ่มใช้จริงโดยมีทีม Yangshu คอยดูแลครับ
ย้ายสัญญากว่า 1,500 ฉบับจาก Excel เข้า Flows ERP อย่างไร?
ผ่านการนำเข้า Excel จำนวนมากของ Flows — จับคู่ไฟล์เดิมกับเทมเพลตนำเข้า โหลดพร้อมรายงานตรวจสอบอัตโนมัติ และตรวจทานช่วงใช้งานคู่ขนาน ก่อนเลิกใช้ไฟล์เก่าครับ