Tianlang Media × Flows ERP: ปิดบัญชีงานแต่ละชิ้นในไม่กี่นาที ไม่ใช่หลายวัน

Tianlang Media ทำงานโฆษณาเป็นงานเป็นชิ้น ฝั่งรายรับคือลูกค้าหนึ่งราย ฝั่งต้นทุนคือซัพพลายเออร์หลายราย และกำไรอยู่ตรงส่วนต่าง เมื่อบริษัทเปิดสาขาเพิ่ม สเปรดชีตก็ตอบคำถามง่าย ๆ ไม่ได้อีกต่อไปว่า งานชิ้นนี้ได้กำไรหรือไม่

เกี่ยวกับ Tianlang Media

Tianlang Media เป็นหนึ่งในบริษัทโฆษณาที่มีชื่อเสียงในซินเจียง ให้บริการทั้งวางแผนแบรนด์ ผลิตงานโฆษณา และรับจัดงานอีเวนต์ นอกจากสำนักงานใหญ่แล้ว ยังมีสาขาที่มองโกเลียใน ซีอาน และเฉิงตู

ใช้ Flows ERP ตรงไหนบ้าง

เงินของงานแต่ละชิ้น

ปัญหาเดิม งานหนึ่งชิ้นมีทั้งเงินที่รับจากลูกค้า เงินที่จ่ายซัพพลายเออร์ และค่าใช้จ่ายของพนักงาน ในสเปรดชีตข้อมูลเหล่านี้อยู่แยกกันและไม่มีอะไรเชื่อมถึงกัน กว่าจะรู้ว่างานได้กำไรหรือไม่ต้องไล่ตรวจหนึ่งถึงสองวัน และก็ยังไม่มั่นใจ

หลังใช้ Flows ERP สัญญาขายและสัญญาซื้อของงานชิ้นเดียวกันใส่รหัสงานเดียวกันไว้ในฟิลด์ที่กำหนดเอง พอกรองด้วยรหัสนั้น รายรับ ต้นทุน และส่วนต่าง ก็อยู่บนหน้าจอเดียว

สัญญา

ปัญหาเดิม สัญญา ลูกหนี้ และเจ้าหนี้ อยู่ในไฟล์ของคนละเครื่อง ตัวเลขตกหล่น อัปเดตช้า และบ่อยครั้งสองคนถือข้อมูลคนละเวอร์ชัน

หลังใช้ Flows ERP สัญญาเป็นบันทึกหลัก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และใบแจ้งหนี้ ผูกอยู่กับสัญญา ฝ่ายการเงินจึงเห็นว่าสัญญาไปถึงไหน เก็บเงินมาแล้วเท่าไหร่ และงวดถัดไปครบกำหนดเมื่อไหร่

การจ่ายเงินซัพพลายเออร์

ปัญหาเดิม งานหนึ่งชิ้นมีซัพพลายเออร์หลายราย และตกลงจ่ายเงินกันทางแชต บางครั้งจึงจ่ายซ้ำหรือจ่ายผิดจำนวน และกว่าจะหาเจอก็ใช้เวลานานกว่าตอนทำผิดเสียอีก

หลังใช้ Flows ERP สัญญาซื้อแต่ละฉบับมีแผนจ่ายเงิน และทุกการจ่ายจะตัดกับแผนนั้น ศูนย์ตัดชำระแสดงว่ายอดไหนจ่ายไปแล้ว ส่วนสิทธิ์การใช้งานกำหนดว่าใครจ่ายได้บ้าง

ค่าใช้จ่ายประจำวันและเงินสด

ปัญหาเดิม ค่าเช่า ค่าเดินทาง และค่าใช้จ่ายอื่นในการดำเนินงาน ถูกบันทึกแยกจากเงินของงาน สถานะเงินสดจริงของบริษัทจึงไม่เคยรวมอยู่ที่เดียว

หลังใช้ Flows ERP ค่าใช้จ่ายประจำวันบันทึกพร้อมหมวดหมู่ การโอนเงินระหว่างบัญชีบันทึกทั้งสองฝั่ง และยอดคงเหลือของทุกบัญชีเป็นปัจจุบันเสมอ

ลูกค้าเล่าให้ฟัง

ถาม: การคิดบัญชีของงานแต่ละชิ้นเปลี่ยนไปอย่างไร?

ตอบ: ทั้งเร็วขึ้นและแม่นขึ้น เมื่อก่อนรวมรายรับกับต้นทุนของงานหนึ่งชิ้นต้องใช้เวลาหนึ่งถึงสองวัน ตอนนี้ไม่กี่นาที เพราะตัวเลขผูกอยู่กับสัญญาอยู่แล้ว และเพราะทุกคนกรอกข้อมูลครั้งเดียวในที่เดียว ของที่ต้องตามแก้ทีหลังจึงน้อยลงมาก

ถาม: มีรายละเอียดเล็ก ๆ อะไรที่ประทับใจไหม?

ตอบ: การใส่รหัสงานไว้ทั้งบนสัญญาของลูกค้าและสัญญาของซัพพลายเออร์ ฟังดูเป็นเรื่องเล็ก แต่ฟิลด์เดียวนี้แหละที่ทำให้เราเห็นกำไรจริงของงาน โดยไม่ต้องให้ใครไปนั่งทำใหม่ในสเปรดชีต

ถาม: ต่างจากเครื่องมืออื่นที่เคยดูอย่างไร?

ตอบ: สามเรื่อง หนึ่งคือเข้ากับวิธีทำงานของเรา ที่ทุกอย่างผูกกับสัญญา สองคือเพิ่มฟิลด์ของเราเองได้ ระบบจึงปรับตามงานของเรา ไม่ใช่เราปรับตามระบบ สามคือใช้ง่ายพอที่คนที่ไม่ได้ทำบัญชีก็ใช้ได้ และเวลามีคำถาม ทีมซัพพอร์ตก็ตอบเร็ว